Follow

Hvordan booker man et møde i web-adgang?

Udover at man kan foretage quick booking via Pronestor Outlook add-in, så kan man også booke sit møde i web –interface. Dette gør man ved at klikke på knappen ”Ny mødebestilling” i højre side af skærmen:

 

Dette åbner en dialogboks, hvor du kan angive mødets navn og tidspunkt. Er du oprettet med Sekretær-rettigheder, kan du også angive hvem der er mødeejer og kontaktperson:

Indtast de ønskede oplysninger og klik på Opret. Se herunder for vejledning i valg af mødelokale.

Valg af mødelokale

Man får nu mulighed for at vælge et mødelokale. Hvis et lokale er optaget, markeres det med en orange bjælke. I menuen i venstre side af skærmen, kan du vælge imellem de forskellige kategorier lokalerne er oprettet i. Dette kan gøre det nemmere at finde et lokale der ligger tæt på dit kontor eller lign.

Man kan også benytte filtrene til at finde lokaler, som har forskellige muligheder, eks. videoudstyr, smartboard eller lign.

Søger man et mødelokale som har plads til et min. antal personer, kan man sætte flueben i ”Kapacitet” og skrive antallet i firkanten ved siden af. Man vil nu kun se de mødelokaler, som har plads til det ønskede antal personer.

Hvis man ønsker at se information om det enkelte mødelokale, kan man klikke på mødelokalets navn. Der vil så komme en boks op, hvor man kan se relevant information om lokalet.

 

 

Når man har fundet det mødelokale man ønsker at booke, kan man blot klikke i den lille boks til venstre for navnet, så det markeres med et flueben. Derefter skal man klikke på den grønne knap ”Bestil”. Knappen er nede i bunden af skærmen, så man skal muligvis scrolle ned for at se den.

 

Hvis man ikke ønsker at tilføje forplejning til sit møde, kan man nu klikke på fanen Check ud og afslutte sin bestilling. Når man står på den fane, skal der blot klikkes på ”Send ordre og gem”. Vær opmærksom på, at der kan være nogle udråbstegn på rød baggrund, det betyder, at der skal udfyldes data i disse felter.

Som tidligere nævnt, kan data i Type/Note/Betaler/Note være for-udfyldt, hvis man har valgt dem under fanen ”Mine indstillinger”.

Hvis der ikke er data i disse felter, kan man benytte drop down menuen til at vælge de rette oplysninger. 

Ønsker man at tilføje forplejning til din bestilling, skal dette gøres efter man har bestilt sit mødelokale. Man klikker på fanen Kantinevarer, og kan her vælge imellem de forskellige varer fra kantinen.

Man kan notere antallet af varer i de hvide felter. Hvis der er et ur-ikon i stedet for et felt, betyder det enten, at den pågældende vare ikke kan leveres på det tidspunkt mødet afholdes, eller at man bestiller så tæt på mødetidspunktet, at kantinen ikke kan nå at klargøre varen inden mødets start.

Når man har udfyldt antallet på de ønskede varer, skal man klikke på ”Bestil” nede i bunden – ligesom da man bestilte mødelokalet.

Hvis man skal afholde et længerevarende møde, og ønsker at få forplejning leveret på forskellige tidspunkter, kan man gøre det i samme bestilling. Start med at vælge og bestille de varer der skal leveres først. Derefter kan man klikke på drop down menuen, der står ved ”Tid” på linjen over kantinevarerne. Vælg nu det næste tidspunkt man ønsker forplejning til, vælg den ønskede forplejning og klik igen på Bestil. Dette kan man gøre lige så mange gange du vil, inden for tidsrummet som mødet varer. I bunden af billedet vil man se en oversigt over din bestilling og tidspunkterne.

Når man har bestilt alt den forplejning man ønsker, går man blot over på fanen ”Check ud” og afslutter sin bestilling.

Som nævnt tidligere, kan man her være opmærksom på om der er felter der skal udfyldes.

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

Comments

Powered by Zendesk