Follow

Hvordan booker man et møde?

Quick Booking er den nemmeste måde at booke et møde på. Pronestor’s Outlook add-in gør det muligt at booke et møde nemt og hurtigt.

Når man har valgt det pågældende tidspunkt for, hvornår mødet skal afholdes i sin Outlook kalender, så får man Pronestor knappen vist i højre hjørne øverst i værktøjskassen. Via den knap kan man bestille lokale, udstyr og forplejning.

Dette kan illustreres på følgende måde:

 

Hvis lokalet er optaget, vil man ikke kunne booke det, da det bliver grayed out/inaktivt.

Tallene der står i parentes efter lokalets navn, viser hvor mange personer der er plads til i lokalet.

Klik på det lokale der ønskes booket. Derefter er lokalet booket til dig. Dog kan der være krav i jeres løsning om, at der skal angives betaler, antal eksterne deltagere eller lign. Hvis dette er tilfældet, vil der komme en dialogboks op med ”check-ud” billedet fra Pronestors web-adgang:

 

Her vil der være en markering af hvilke data der skal udfyldes før man kan booke lokalet. På billedet herover er der et rødt udråbstegn ved siden af teksten ”Eksterne”, da det er feltet der skal udfyldes. Alle udråbstegnene kan være røde, hvis det er de data der skal udfyldes.

Bemærk knappen ”Deltagere”. Ved at klikke på denne knap, kan man tilføje navn og ændre data på mødets deltagere. Hvis man booker via Outlook og har inviteret deltagere derfra, vil deres navne allerede stå herinde.

Når man har udfyldt de påkrævede data, kan man klikke på knappen ”Send ordre og gem”, hvorefter lokalet er booket.

Hvis man senere flytter mødet til et andet tidspunkt, vil mødelokalet automatisk følge med. Er lokalet ikke ledigt på det nye tidspunkt, vil man modtage en mail med besked om dette, så man kan vælge et nyt lokale eller tidspunkt.

Det samme kan gøres, når man skal bestille udstyr:

Hvis udstyret allerede er booket, vil man ikke kunne booke det.

Hvis man skal have bestilt forplejning klikker man på ”tilføj bestillinger” i sin Pronestor Outlook add-in.

Dette billede vil nu blive vist:

  

Fanebladet 2 kan man booke sin forplejning. Man taster antallet af drikkevarer og/eller morgenmad/frokost retter og klikker på bestil. Dette bliver vist nedenfor:

Man skal huske at trykke bestil, ellers vil varerne ikke blive faktureret.

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

Comments

Powered by Zendesk