Follow

Booking guide for the 2016 version

 

1. Hvordan booker jeg et lokale

Åben en ny reservation via Outlook eller Create New via Web, og vælg fanebladet Lokaler.

Vælg et tidspunkt for reservationen og klik på timelinen inden for den blå markering (dit valgte tidspunkt), ud fra det lokale du ønsker at booke. Når du har klikket, er lokalet tilføjet til din reservation. Du kan nu vælge at booke flere ressourcer til din reservation, eller gå til Check ud. Her vil du se hvad du har bestilt og du kan udføre reservationen. Du kan også vælge af udføre reservationen direkte fra timelinen, ved at klikke på check ud ikonet på det bookede lokale.

 

 How do I book a Room?

Open a new reservation via Outlook or Create New via Web, and select the Facilities tab.

Choose the time of the reservation and click on the timeline in the blue marking (your selected time), on the room you want to book. When clicking, the room is added to your reservation. You can now choose to book more resources for your reservation, or you can go to Check out. Here you will see what you ordered, and you can complete the reservation. You can also choose to complete the reservation directly from the timeline by clicking on check out icon on the booked room.

 

 

2. Hvordan booker jeg kantinevarer?

Åben en ny reservation via Outlook eller Create New via Web, og vælg fanebladet Kantinevarer.

Vælg et tidspunkt for reservationen, og bestil det antal varer du skal bruge ved at klikke på +/-. Når du har valgt de kantinevarer du skal bruge, skal du klikke ’Bestil’, hvorefter de valgte varer bliver lagt ind i din reservation, som du kan se i Check out. Du kan nu udføre bookingen eller du kan tilføje flere ressource til din reservation.

OBS: Hvis en kantinevarer står til ’Kan ikke bestilles’, skyldes det ofte at reservationstidspunktet er inden for en kantinevares bestillingsdeadline.

 

 How do I book catering?

Open a new reservation via Outlook or Create New via the Web, and select the Catering tab.

Choose the time of the reservation, and order the number of items you need by clicking on +/-. Once you have selected the catering items you need, click 'Order' and the selected items will be added to your reservation, which you can see in Check out. You can now complete the reservation, or you can add more items to your reservation.

NOTE: If a catering item stands for 'Not available’, it is often due to reservation date within the catering items ordering deadline.

 

 

3.Hvor vælger jeg et nyt leveringssted for mine kantinevarer?

Hvis du har booket et lokale til reservationen, vil dette lokale vise sig som den primære leveringsadresse under Kantinevarer fanebladet. Hvis du gerne vil bestille dine kantinevarer til et andet leveringssted end til det bookede lokale, kan du under ’Vælg alternativt leveringssted’ vælge det sted, som du ønsker dine varer skal leveres til.

 

 Where can I set a new delivery place for my catering items?

If you have booked a room for the reservation, this room will show up as the primary delivery place in the Catering tab. If you would like to book your catering items to a different delivery place than the booked room, you can click 'Choose alternative Delivery place’ and select the delivery place, which you want your catering items to be ordered to.

 

4. Hvor vælger jeg et nyt leveringstidspunkt?

Du kan vælge et nyt leveringstidspunkt indenfor reservationens tidsinterval, ved at vælge det ønskede tidspunkt i dropdown menuen under Kantinevarer fanebladet. Du kan også lave flere leveringstidspunkter, som kaldes serveringer, til din reservation ved at bestille varer, og derefter vælge et nyt leveringstidspunkt og bestille nye varer. Dine serveringer vil blive listet under Kantinevarer fanebladet og i Check ud.

 

 Where do I choose a new time of delivery?

You can choose a new time of delivery within the reservations time interval, by selecting the wished time in the drop down menu in the Catering tab. You can also create multiple delivery times for a reservation, called servings, by ordering items, then select a new time of delivery, and order new items. Your servings will be listed in the Catering tab and in check out.

 

5. Hvordan laver jeg en reservation på flere lokationer?

Fra version 6.0.47 og frem, vil "Lokation" kunne vælges øverst i venstre side af bookingflowet. 

Her kan du klikke på globussen, hvilket vil åbne listen med alle tilgængelige lokationer. Her kan du enten vælge en anden lokation, eller du kan klikke i firkanten øverst for at vælge flere lokationer til samme booking. I denne funktion er der ikke mulighed for at gemme sit valg.

Titel og Privat indstillinger kan nu findes på Check ud fanen.

For version 6.0 og frem til 6.0.46 vil lokationsvalg foregå ved at åbne filteret på venstre side, klikke på ’Lokationer’, og vælge de steder som reservation skal omfatte.

OBS: Hvis du vælger flere lokationer i filteret, og klikker ’Husk dette’, skal du være opmærksom på, at dine fremtidige reservationer kommer til at være på flere lokationer. Et godt råd er derfor ikke at gemme denne indstilling i filteret, medmindre du altid booker på flere lokationer.

 

 How do I make a reservation with multi locations?

From version 6.0.47 and onward, the location field is moved from the filter and included in the booking flow. You can now change or add locations by clicking the globe icon found in the top left corner. This will open the list of available locations, and allow you to change location. If you wish to book on several locations, you can click the box in the top. It will no longer be possible to save the changes done to locations.

The field for Title and Privacy settings is now found on the Check out tab.

From versions 6.0 through 6.0.46, you can make a multiple locations meeting by opening the filter on the left, click 'Locations' and add locations to your reservation.

NOTE: If you select multiple locations in the filter, and click 'Remember this', you should be aware that your future reservations will be created as multiple locations reservations. A good advice is not to save this setting in the filter, unless you always book at several locations.

 

6. Hvordan afslutter og gemmer jeg min bestilling?

I Check ud i øverste højre hjørne, kan man altid få et overblik over reservationen, og de ressourcer som er booket til. Man kan I check Out finde ’Udfør booking’ knappen under bookingerne. Reservationen vil blive gemt og lukket ved klik på denne knap.

 

 How do I complete the booking?

In Check out in the top right corner, you can always get an overview of the reservation including the resources that are booked for the reservation. In Check out there is a ‘Complete booking’ button, which you can click, and the reservation will be saved and closed.

 

7. Hvor kan jeg redigere egenskaberne for lokalet eller varen, som jeg har booket til reservationen?

I Check ud ser du listen med dine bookede ressourcer. Ud fra hver ressource, er der et Rediger ikon, som man kan klikke på for at få adgang til en række redigeringsmuligheder for ressourcen. Du kan blandt andet sætte betalingsinformation, skrive noter mm. Når du gemmer, opdateres reservationen med dine rettelser.

 

 Where do I edit the properties for a room or items in my reservation?

In Check out there is a list of your booked resources. Next to each resource, there is an Edit icon, which you can click on, for more editing options for the resource. In the editing module, you can set payment/billing information, write notes etc., for the resource. When you save, the booking will update with your corrections.

 

 

8. Hvordan angiver jeg bordopstilling?

 Book et lokale og gå til Check ud. Klik på rediger-ikonet ud fra det lokale du vil vælge bordopstilling til, og angiv den ønske bordopstilling.

How do I indicate a table setup

Book a room and go to Check Out. Click on the edit icon next to the room that you want to give a table setup. Choose a table setup, and click Save

 

9. Hvordan angiver jeg leveringsafgift for bordopdækning m.m.?

Book en kantinevare og klik på ’Tilføj ekstra levering’. Vælg hvilken ekstra levering du vil angive, fx bordopdækning eller oprydning, og klik Gem.

How do I add a delivery fee for table setup etc.

Book a catering item, and click ‘Add extra services’. Check the services you want to apply in ‘Edit service charge’, and click Save.

10. Hvor angiver jeg antal deltagere?

Man kan angive antal deltagere forskellige steder i systemet. Det første sted du kan angive hvem der deltager i dit møde er under Deltager fanebladet. Her har du mulighed for at angive antal interne og eksterne deltagere, og du har samtidig mulighed for at udspecificere hvem deltagerne er med navn, lokation, virksomhed og emailadresse. Du vil også kunne se informationer på deltagere som er inviteret via Outlook.
Du kan også indtaste antal interne og eksterne deltagere inde fra Check ud, ved klik på Edit ikon uden for lokationen hvor deltagerne er. Her kan du klikke +/- for antal af interne og eksterne deltagere.

 

 Where do I enter the number of attendees?

You can specify the number of attendees in various parts of the system. The first place you can specify who is attending your meeting is in the Attendees tab. Here you have the option to specify the number of internal and external attendees, and you have the option of specifying who the attendees are with name, location, company and email address. In the Attendees tab you will also see information about attendees, invited via Outlook.

You can also enter the number of internal and external attendees from Check out, clicking on the Edit icon next to the location where the attendees are. Here you can click +/- for the number of internal and external attendees.

 

 

11. Hvor ændrer jeg kontaktpersonen for min reservation?

Check ud har to visninger: En mindre detaljeret visning, som er den første man bliver introduceret til ved klik på Check ud, og en mere detaljeret visning, som vises ved klik på ’Vis detaljer’ nederst i Check ud. Under ’Vis detaljer’ har du bl.a. mulighed for at ændrer kontaktperson for hver lokation for din reservation.

 

 Where can I change the contact person?

Check out has two views: An undetailed view, which is the first one to be shown by opening Check out, and a more detailed view, which can be shown by clicking 'View Details' in the bottom of Check out. The 'View Details' includes an option for changing the contact person for each location of your reservation.

 

 

12.Hvor vælger jeg betaler?

Du kan vælge eller skifte betaler for hele reservation under den detaljeret Check ud. Her er der også mulighed for at tilføje en betalingsnote. Du kan også vælge en betaler for hver enkel bestilt ressource, ved at klikke på Edit ikonet udenfor en ressource i Check ud. Her kan du angive om betalingen kun er gældende for denne ressource, eller om betalingen skal påføres på alle bestillinger, hvor det er muligt.

 

 Where can I select a billing account?

You can select and change payment/billing account for the whole reservation in the detailed Check out. Here it is also possible to add a payment/billing note. You can also choose a billing account for any requested resource by clicking on the Edit icon next to a resource in Check out. Here you can specify whether the payment is only required for this resource, or it should be applied to all resources in the reservation.

 

 

13. Hvor vælger jeg mødetype?

Du kan vælge eller skifte mødetype under den detaljeret Check ud. Her er der også mulighed for at tilføje en mødetypenote.

  

 Where can I select Meeting type?

You can select and change the meeting type in the detailed Check out. There is also an option for adding a meeting type note.

 

 

Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

Comments

Powered by Zendesk